秘書検定コンプリートマスター2026

【正解】上司の予定が空いていれば、自分の判断で面会の約束を入れる

秘書は上司が本来の業務に専念できるよう補佐する職務。スケジュール管理・電話応対・来客応対・文書作成・出張手配などを通じて、上司の時間と労力を節約する。上司の意向を先取りし、指示を待たずに準備する姿勢が重要。

【他選択肢の解説】
A: 上司の予定が空いていれば、自分の判断で面会の約束を入れる → ✗ これが不適切（正解）。面会の約束を入れるかどうかは上司が決めることであり、秘書が独断で予定を入れるのは越権行為にあたる。
B: 予定と予定の間に移動時間を考慮する → ◯ 適切。予定間の移動時間を見込んで組むのは、無理のないスケジュール管理の基本である。
C: 重要な会議の前後には準備・整理の時間を確保する → ◯ 適切。重要な会議の前後に余裕を持たせることで、上司が落ち着いて臨めるよう補佐できる。
D: 予定の変更があった場合は関係者に速やかに連絡する → ◯ 適切。予定変更の速やかな連絡は関係者の混乱を防ぐ秘書の重要な役割である。
E: 上司の体調や疲労度にも配慮して予定を組む → ◯ 適切。上司の健康状態に配慮して予定を組むのは補佐役としての適切な心遣いである。

【試験ポイント】
秘書=上司の補佐役・先回りする姿勢・上司に代わって判断はしない(越権行為NG)。

【正解】香水は自分の好きな香りを多めにつける

身だしなみは清潔感・機能性・調和が3原則。オフィスに相応しい服装(派手すぎず・露出少なく・清潔)、髪型(整髪)、化粧(ナチュラル)、靴(磨く)、アクセサリー(控えめ)。「おしゃれ」は自分のため、「身だしなみ」は相手のため。

【他選択肢の解説】
A: 香水は自分の好きな香りを多めにつける → ✗ これが不適切（正解）。身だしなみは相手のための配慮であり、強い香りは周囲に不快感を与えるため香水は控えめにするのが原則である。
B: 爪は短く整え、ネイルは控えめにする → ◯ 適切。清潔感を保ち業務に支障のない爪の手入れは身だしなみの基本である。
C: 髪は清潔にまとめ、顔にかからないようにする → ◯ 適切。髪を整えて顔にかからないようにするのは清潔感と機能性を満たす正しい身だしなみである。
D: 靴は歩きやすく、手入れの行き届いたものにする → ◯ 適切。手入れの行き届いた歩きやすい靴は機能性と清潔感を備えた適切な選び方である。
E: 化粧はナチュラルメイクを心がける → ◯ 適切。オフィスにふさわしい控えめな化粧は調和を重んじる身だしなみの基本である。

【試験ポイント】
身だしなみ=相手への配慮(TPO)。清潔+機能+調和。派手・露出・過剰装飾は避ける。爪+靴+髪も見られている。

【正解】名刺の上にメモ用紙や書類を重ねて置く

名刺交換は目下の者(訪問者)から先に差し出すのが基本。右手で差し出し、両手で受け取り、相手の名刺は胸より高い位置で保持する。受け取った名刺はテーブルの上に相手の着席順に並べて置き、商談終了後に名刺入れにしまうのが正しいマナー。

【他選択肢の解説】
A: 名刺の上にメモ用紙や書類を重ねて置く → ✗ これが不適切（正解）。いただいた名刺は相手の分身ともいえる大切なものであり、上に物を重ねて置くのは相手を軽んじる失礼な扱いである。
B: 面談中はテーブルの上に置いておく → ◯ 適切。面談中は名刺をテーブルの上に置き、名前を確認しながら話すのが正しい扱い方である。
C: 両手で丁寧に受け取る → ◯ 適切。名刺は両手で丁寧に受け取るのが基本マナーである。
D: 名刺に書かれた名前の読み方を確認する → ◯ 適切。読み方が分からない名前をその場で確認するのは失礼ではなく、正確に相手を呼ぶための適切な対応である。
E: 面談後に名刺ファイルに整理する → ◯ 適切。いただいた名刺を整理・保管して活用できるようにするのは適切な情報管理である。

【試験ポイント】
訪問者から先に差し出す・両手で受け渡し・すぐしまわずテーブルに着席順で置く。汚れた名刺はNG。