会社を設立したあとも、登記は「設立して終わり」ではありません。役員の任期が満了したときや、就任・辞任・住所変更などがあったときには、その都度「役員変更登記」が必要です。うっかり忘れると思わぬ不利益が生じることもあります。この記事では、役員変更登記が必要になるタイミングと注意点をわかりやすくご説明します。
役員変更登記が必要になる主な場面
役員変更登記は、次のような場面で必要になります。取締役や監査役が新たに就任したとき、辞任・退任したとき、亡くなったとき、そして任期が満了して同じ人が続けて選ばれた(重任した)ときです。「顔ぶれが変わっていないから登記は不要」と思われがちですが、任期満了にともなう重任も登記の対象になる点に注意が必要です。
見落としやすい「任期満了」のタイミング
取締役の任期は原則2年、監査役は4年ですが、非公開会社(株式の譲渡制限がある会社)では、定款で最長10年まで伸ばすことができます。設立時に任期を10年としている会社では、10年ごとに役員変更登記(重任登記)が必要になります。設立から年数がたつと「そういえば一度も登記していない」というケースが起こりがちで、これが登記漏れの典型例です。ご自身の会社の定款で任期がどう定められているか、一度ご確認ください。
変更から2週間以内が原則
役員に変更があったときは、その変更が生じた日から原則2週間以内に登記を申請する必要があります。期限を過ぎても登記自体は受け付けてもらえますが、登記を怠ると、代表者個人に対して100万円以下の過料が科される可能性があります。長期間登記をしないまま放置していると、法務局の職権で会社が解散扱いになる「みなし解散」の対象となることもあるため、注意が必要です。
早めの確認と手続きを
役員変更登記には、株主総会議事録や就任承諾書など、状況に応じた書類の作成が必要です。どの書類がいるか、任期がいつ満了しているかの判断には、会社の登記簿や定款の確認が欠かせません。司法書士に依頼すれば、必要書類の作成から法務局への申請までまとめてお任せいただけます。
「役員の任期を長く放置しているかもしれない」と気になった方は、早めにご確認ください。会社の登記のことならサンプル事務所へお気軽にご相談ください。初回相談は無料です。